Der Trainingsplan steht in einer Excel-Tabelle, die nur der Abteilungsleiter hat. Die Vereinskommunikation läuft über eine WhatsApp-Gruppe mit vierzig Teilnehmern. Und wenn jemand nach dem aktuellen Mitgliederstand fragt, dauert die Antwort zwei Tage, weil die Zahlen auf drei verschiedenen Rechnern liegen. So sieht die digitale Realität in vielen Vereinen aus. Digitalisierung muss hier nebenbei passieren: neben Beruf, Familie und dem Verein selbst.
Was mit “Digitalisierung im Verein” gemeint ist
Mit Digitalisierung im Verein ist meist etwas Bodenständiges gemeint: Prozesse, die bisher nur im Kopf einer einzelnen Person oder in einer privaten Mailbox liegen, so aufzubereiten, dass mehrere Menschen damit arbeiten können. Das betrifft die Mitgliederverwaltung genauso wie die Webseite oder die Terminplanung.
Wie groß ist der Bedarf tatsächlich
Der ZiviZ-Survey 2023, eine der größten Befragungen zivilgesellschaftlicher Organisationen in Deutschland, zeichnet ein zwiespältiges Bild. 62 Prozent der befragten Vereine fühlen sich bei Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit digital gut aufgestellt, 58 Prozent bei der Koordination von Mitgliedern und Ehrenamtlichen. Das klingt nach Fortschritt.
Zwei Zahlen relativieren das. Weniger als jeder zehnte Verein gewinnt durch digitale Arbeit neue oder jüngere Ehrenamtliche. Und knapp ein Fünftel berichtet sogar von einem sinkenden Gemeinschaftsgefühl, seit mehr online läuft. Digitalisierung ist kein Selbstläufer, der automatisch alles besser macht.
Dazu kommt die finanzielle Realität: Mehr als die Hälfte aller Vereine in Deutschland hat weniger als 10.000 Euro Jahreseinnahmen. Für teure Software-Abos oder große Projekte bleibt da kein Spielraum.
Eine Studie der Technologiestiftung Berlin aus dem Jahr 2020 bringt das Grundproblem auf den Punkt: Digitalisierung im Ehrenamt braucht fast immer einen konkreten Anlass, einen Vorstandswechsel, eine Krise oder eine einzelne Person, die sich aus Eigeninitiative daransetzt. Eine geplante, strategische Digitalisierung ist im Vereinsleben die Ausnahme.
Woran es in der Praxis hakt
Die Zeit fehlt in den meisten Fällen schlicht. Ehrenamt findet nach Feierabend statt, am Wochenende, zwischen Job und Kindern. Oft hält am Ende eine einzige Person das ganze System zusammen: den Trainingsplan, die Mitgliederliste, die Zugangsdaten zur Webseite. Wechselt diese Person im Vorstand, wechselt mit ihr auch das Wissen. Übrig bleibt eine halbfertige Lösung, an die sich niemand mehr herantraut.
Ein zweites Problem kommt hinzu. Werkzeuge stapeln sich, statt sich zu ergänzen: Mitgliederliste in Excel, Kommunikation über WhatsApp, Termine im privaten Kalender eines Vorstandsmitglieds. Jedes für sich ist einfach zu bedienen. Zusammen erzeugen sie doppelte Arbeit und Zahlen, die an drei Stellen unterschiedlich aktuell sind. Das Thema Datenschutz verschärft das noch. DSGVO taucht in fast jedem Gespräch mit Vereinsvorständen als Angstthema auf. Meistens fühlt sich im Verein schlicht niemand dafür zuständig.
Am Ende bleibt das Geld. Die finanzielle Enge von eben lässt kaum Spielraum für große Lösungen. Am sichtbarsten wird das Ganze an der eigenen Webseite: veraltete Trainingszeiten, ein Sponsoren-Bereich, der seit Jahren nicht angefasst wurde, ein Kontaktformular, das ins Leere läuft. Mehr dazu in einem der nächsten Beiträge dieser Reihe.
Was sich ändert, wenn es läuft
Nehmen wir das Beispiel aus der Einleitung noch einmal, nur mit einer funktionierenden Lösung. Der Trainingsplan liegt in einem System, auf das mehrere Personen im Verein Zugriff haben, nicht nur der Abteilungsleiter. Ein neues Vorstandsmitglied findet sich dort innerhalb einer Stunde zurecht, ohne dass jemand es ihm Schritt für Schritt erklären muss. Anfragen über die Webseite landen automatisch im Postfach des zuständigen Ansprechpartners, statt in einer WhatsApp-Gruppe unterzugehen.
Am Ende steht mehr Zeit für Training, Veranstaltungen und die Menschen im Verein. Und ein Vorstandsposten, der nicht mehr wie eine Dauerbaustelle wirkt. Das ist inzwischen ein Punkt, der bei der Suche nach Nachfolgern im Ehrenamt den Ausschlag gibt.
Was eine Lösung mitbringen muss, damit der Vorstand sie überhaupt annimmt
Aus Gesprächen mit Vereinen und aus den oben genannten Studien lässt sich eine klare Anforderungsliste ableiten:
- Eine zentrale Lösung statt eines weiteren Tools neben den bestehenden
- Kein Hängen an einer einzelnen Person, mehrere Vorstandsmitglieder müssen zurechtkommen
- Geringer Pflegeaufwand, der neben Beruf und Familie machbar bleibt
- Ein überschaubares, planbares Budget ohne versteckte Folgekosten
- Datenschutz, der von Anfang an mitgedacht ist, statt eine zusätzliche Baustelle zu sein
- Eine Einführung in Schritten statt eines Komplettumbruchs an einem Wochenende
Fehlt auch nur einer dieser Punkte, scheitert die beste Lösung an der Akzeptanz im Vorstand, unabhängig davon, wie gut sie technisch ist.
Der erste Schritt und warum er nicht für jeden Verein gleich aussieht
Der größte Fehler beim Einstieg ist der Versuch, alles gleichzeitig anzugehen. Sinnvoller ist es, dort anzufangen, wo der Schuh am meisten drückt.
Bei kleinen Vereinen mit wenig Infrastruktur ist das häufig die Webseite oder eine einfache Automatisierung, zum Beispiel, dass eine Anfrage über das Kontaktformular automatisch beim richtigen Ansprechpartner landet, statt in einem E-Mail-Postfach zu verschwinden, das niemand regelmäßig prüft.
Bei Vereinen mit eigenen Anlagen, etwa einem Sportplatz oder einem Vereinsheim, liegt der größere Hebel oft woanders: in einer digitalen Buchung für Hallenzeiten, einer elektronischen Schlüsselverwaltung oder einer einfachen Möglichkeit, Schäden an der Anlage zu melden, statt sie dem Platzwart mündlich mitzuteilen.
Welcher erste Schritt der richtige ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Er hängt von der Vereinsgröße und davon ab, was gerade am meisten Zeit frisst.
Mein Angebot: mehr als nur die Webseite
Ich baue seit Jahren Webseiten für kleine Unternehmen und Vereine. Ich entwickle außerdem Automatisierungen, die wiederkehrende Abläufe abnehmen, etwa Termine, die sich selbst aktualisieren, oder Formulareingänge, die automatisch dort landen, wo sie gebraucht werden.
Und ich baue auch größere, eigene Lösungen, wenn Standard-Software nicht passt. Wartungs- und Ticketsysteme für Störungsmeldungen gehören ebenso zu meiner Erfahrung wie kleinere digitale Werkzeuge für den Vereinsalltag.
Wenn Sie überlegen, wo der erste sinnvolle Schritt für Ihren Verein liegt, melden Sie sich gerne. Ich bin Thorsten Schröck von Schröck Webdesign in Sankt Wendel. Ein kurzes Gespräch reicht oft schon, um eine Reihenfolge festzulegen, die zu Ihrem Vorstand und Ihrem Budget passt.
Häufige Fragen zur Digitalisierung im Verein
Was kostet Digitalisierung im Verein?
Das hängt stark vom Umfang ab. Eine einfache Automatisierung oder eine kleine Anpassung an bestehenden Werkzeugen kostet oft nur wenig. Ein individuelles System, etwa für Buchungen oder Mitgliederverwaltung, bewegt sich je nach Umfang deutlich darüber. Wichtig ist, mit einem klar abgegrenzten ersten Schritt zu beginnen, statt gleich das große Gesamtprojekt zu planen.
Wo sollte ein Verein mit der Digitalisierung anfangen?
Dort, wo aktuell die meiste Zeit oder die meisten Informationen verloren gehen. Das ist bei jedem Verein etwas anderes, bei dem einen die Webseite, bei dem anderen die Terminverwaltung oder eine veraltete Mitgliederliste.
Welche Bereiche sollte ein Verein zuerst digitalisieren?
Es gibt keine pauschale Reihenfolge. Häufige Einstiegspunkte sind die Webseite, die Mitgliederverwaltung und die interne Kommunikation. Entscheidend ist, mit einem einzigen, klar abgegrenzten Bereich zu beginnen und ihn sauber abzuschließen, statt mehrere Baustellen parallel zu öffnen.
Lohnt sich Digitalisierung auch für kleine, rein ehrenamtlich geführte Vereine?
Ja, gerade dort oft sogar noch mehr, weil die Zeit der Ehrenamtlichen besonders knapp ist. Es muss keine große Lösung sein. Oft reicht schon ein kleiner, gut gewählter Schritt, um spürbar Zeit zurückzugewinnen.
