ChatGPT und Datenschutz: Welche Daten Sie nie eingeben sollten
Ein Kassierer sitzt vor der Mitgliederliste seines Vereins. Vierhundert Namen, dazu Beiträge, Rückstände und Bankverbindungen. Er lädt die Tabelle bei ChatGPT hoch und fragt: Wer hat noch nicht gezahlt?
Zwanzig Kilometer weiter schreibt ein Elektromeister ein Angebot. Er fügt Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden ein und bittet die KI, den Text freundlicher zu formulieren.
Beide haben gerade personenbezogene Daten an einen amerikanischen Anbieter übermittelt. Und beide wissen es nicht.
Die zwei Szenen sind erfunden. Ganz aus der Luft gegriffen sind sie aber nicht: Die Frage, was man in ChatGPT eingeben darf, höre ich von Vereinen und Betrieben in letzter Zeit immer öfter.
Lieber schauen als lesen? Das Wichtigste gibt es auch als Video, in gut fünf Minuten:
1. Was passiert, wenn Sie etwas in ChatGPT eintippen
Auf Ihrem eigenen Rechner passiert erst einmal gar nichts.
Ihr Text geht über das Internet an den Anbieter. Er landet auf Servern, die in der Regel außerhalb der Europäischen Union stehen. Dort wird er verarbeitet und gespeichert.
Das allein ist noch kein Problem. Jede E-Mail läuft auch über fremde Server.
Der Unterschied liegt im nächsten Schritt. Bei privaten Konten darf der Anbieter Ihre Eingaben in der Standardeinstellung verwenden, um seine Modelle zu verbessern. Ihr Text wird damit Teil des Trainingsmaterials.
Die Mitgliederliste aus dem Beispiel liegt jetzt auf einem Server in den USA. Der Verein hat dafür keine Rechtsgrundlage, und die Mitglieder wissen nichts davon. An dieser Stelle wird aus einer praktischen Idee ein Datenschutzverstoß.
Ich spreche hier von ChatGPT, weil die meisten damit arbeiten. Für Gemini von Google, Copilot von Microsoft und Claude gilt dasselbe. Copilot steckt übrigens in vielen Microsoft-Paketen schon mit drin. Es gibt Betriebe, die KI längst einsetzen, ohne dass das jemand entschieden hätte.
2. Die Ampel: Grün, Gelb, Rot
Für den Alltag hilft eine einfache Einteilung nach Ampelfarben.
Grün: alles, worin keine Namen und keine Daten von Menschen vorkommen. Allgemeine Fragen, Erklärungen, ein Text, den Sie besser formuliert haben möchten, Ideen für die nächste Jahreshauptversammlung, eine Zusammenfassung von etwas, das ohnehin öffentlich ist. Das können Sie ohne Bedenken eingeben.
Gelb: Ihre eigenen Betriebsinterna. Preiskalkulationen, Angebotstexte mit Ihren Stundensätzen, interne Abläufe. Hier liegt der Punkt woanders: Es geht um Ihr Geschäftsgeheimnis, nicht um Datenschutz. Ob Sie damit leben können, entscheiden Sie selbst. Es ist Ihr Wissen, das Sie aus der Hand geben.
Rot: alles, womit ein Mensch identifizierbar wird. Das gehört nicht in ChatGPT:
- Kundendaten
- Mitgliederlisten
- Bewerbungsunterlagen
- Krankmeldungen
- Zugangsdaten und Passwörter
- Verträge, in denen Namen stehen
- Fotos von Personen
3. Datenschutz und Geschäftsgeheimnis sind zwei verschiedene Dinge
Diese beiden Begriffe geraten oft durcheinander. Deshalb noch einmal deutlich:
Der Datenschutz schützt die Menschen, deren Daten Sie verarbeiten. Das Geschäftsgeheimnis schützt Sie selbst.
Bei Gelb tragen Sie das Risiko allein. Bei Rot tragen es Ihre Kunden, Mitglieder oder Bewerber, und die haben nie zugestimmt. Das sind zwei verschiedene Risiken mit zwei verschiedenen Antworten.
4. Vier Wege, KI sauber zu nutzen
KI deshalb ganz zu meiden, wäre die falsche Konsequenz. ChatGPT ist ein gutes Werkzeug. Es kommt darauf an, wie man es benutzt. Hier vier Wege, vom einfachsten zum aufwendigsten.
Erstens: mit Platzhaltern arbeiten. Das kostet nichts. Schreiben Sie „der Kunde“ statt Müller und „Musterstraße 1“ statt der echten Adresse. Für die Formulierung eines Angebots macht das keinen Unterschied. Den richtigen Namen setzen Sie hinterher selbst ein.
Zweitens: ein Geschäftskonto beim Anbieter. Dort können Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, kurz AVV. Darin sagt der Anbieter zu, die Daten nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Vorgaben zu verarbeiten. Außerdem lässt sich die Verwendung Ihrer Eingaben für das Training abschalten. Damit ist die Nutzung vertraglich geregelt.
Drittens: eine Seite Papier. Schreiben Sie auf, was in Ihrem Betrieb oder Verein in die KI darf und was nicht. Eine Seite reicht. Wenn drei Leute im Büro sitzen und jeder das für sich entscheidet, gibt es drei verschiedene Regeln.
Viertens: eine KI auf dem eigenen Rechner. Das ist der Weg für Fälle, in denen die Daten das Haus nicht verlassen dürfen. Nichts geht ins Internet. Ich arbeite selbst so und zeige das in einem eigenen Video.
5. Die eine Einstellung für heute
Wenn Sie nach diesem Beitrag nur eine Sache erledigen, dann diese.
Öffnen Sie in ChatGPT die Einstellungen und dort den Bereich Datenkontrollen. Prüfen Sie, ob die Verwendung Ihrer Eingaben zum Verbessern der Modelle eingeschaltet ist. Bei privaten Konten ist sie das üblicherweise.
Schalten Sie sie aus. Das dauert zwei Minuten und gilt ab sofort für alles, was Sie eingeben. Die Bezeichnungen im Menü können sich mit der Zeit ändern, die Einstellung selbst finden Sie aber in diesem Bereich.
Und für alles, was rot ist, gilt weiterhin: gar nicht erst eingeben. Die Einstellung verhindert das Training, nicht die Übertragung an den Anbieter.
Datenschutz endet nicht bei ChatGPT
Wer sich über KI und Datenschutz Gedanken macht, sollte auch einen Blick auf die eigene Website werfen. Eingebundene Schriften, Karten oder Videos übertragen oft ebenfalls Daten an Anbieter außerhalb der EU, ohne dass es jemand bemerkt.
Wie es um Ihre Seite steht, zeigt Ihnen mein kostenloser Datenschutz-Check: dsgvo.schroeck.biz
Ich baue und betreue Websites für Vereine und Betriebe im Saarland. Wenn Sie Fragen zum Check haben oder wissen möchten, wie Sie KI in Ihrem Alltag sauber einsetzen, schreiben Sie mir.
Stand der Informationen: 29.10.2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechtsberatung.
