Website-Übergabe im Verein: Was Sie Ihrem Nachfolger mitgeben sollten
Der Vorsitzende wechselt, der Kassierer hört auf, der Schriftführer zieht weg. Im Verein ist das normal. Was dabei regelmäßig untergeht: die Website. Sie läuft ja. Also denkt niemand daran, bis der Nachfolger sich einloggen will und nicht weiterkommt.
Das ist keine Ausnahme, sondern der Normalfall. Ich sehe es immer wieder: Die Vereinswebsite wurde vor Jahren von einem Mitglied aufgesetzt, das mittlerweile nicht mehr im Vorstand ist. Die Zugangsdaten liegen auf dessen privatem Rechner. Die Domain läuft auf seinen Namen. Niemand sonst weiß, wo das Hosting gebucht ist. Wenn dieses Mitglied dann keine Zeit mehr hat oder schlicht nicht mehr erreichbar ist, steht der Verein vor verschlossener Tür bei der eigenen Website.
Deshalb gehört die Website-Übergabe genauso in die Vorstandsübergabe wie die Kassenbücher oder der Vereinsstempel. Hier ist, was dazugehört.
1. Die Domain – wem gehört sie wirklich?
Die Domain ist die Adresse Ihrer Website, zum Beispiel www.ihr-verein.de. Entscheidend ist: Wer ist als Inhaber registriert?
Prüfen Sie das über ein sogenanntes Whois-Tool, das die Registrierungsdaten einer Domain anzeigt. Steht dort eine Privatperson statt des Vereins, sollten Sie das ändern lassen. Der Verein sollte auch bei der Domain der Ansprechpartner sein, nicht ein einzelnes Mitglied. Sonst hängt die Verfügbarkeit Ihrer Domain an einer Person, die morgen schon nicht mehr dabei ist.
2. Hosting – wo liegt die Website eigentlich?
Hosting ist der Speicherplatz im Internet, auf dem Ihre Website technisch liegt. Auch hier gilt: Der Vertrag sollte auf den Verein laufen, nicht auf eine Privatperson. Notieren Sie:
- Bei welchem Anbieter das Hosting läuft
- Wie der Vertrag heißt oder welche Kundennummer hinterlegt ist
- Wann er verlängert wird und was er kostet
- Wer die Rechnung bekommt und bezahlt
Das klingt nach Kleinkram. Ist es aber nicht. Läuft ein Hostingvertrag unbemerkt aus, weil die Rechnung an eine alte E-Mail-Adresse geht, ist die Website irgendwann einfach weg.
3. Zugangsdaten – zentral und aktuell
Jede Website braucht mindestens einen Login für die Verwaltung, oft als CMS bezeichnet – Content-Management-System, also die Software, mit der Sie Inhalte bearbeiten, zum Beispiel WordPress. Dazu kommen Zugänge für Hosting, Domain und E-Mail-Postfächer, die zur Website gehören.
Diese Daten gehören nicht in den Kopf eines einzelnen Mitglieds und auch nicht auf einen Zettel in der Schreibtischschublade. Legen Sie eine zentrale, aktuelle Liste an – am besten in einem Passwort-Manager, den der Vorstand gemeinsam nutzt, oder notfalls in einem gut gesicherten Dokument, das mit der Vorstandsübergabe weitergereicht wird.
4. Pflege-Dokumentation – was wird wie oft gemacht?
Eine Website braucht laufende Pflege: Updates fürs CMS, neue Termine, aktualisierte Vorstandsliste, Berichte von Veranstaltungen. Wer das bisher gemacht hat, weiß meist genau, wie es geht. Der Nachfolger nicht.
Schreiben Sie deshalb kurz auf:
- Wer bisher für die Pflege zuständig war
- Wie oft Updates eingespielt werden sollten
- Wo neue Inhalte eingetragen werden – Startseite, Terminkalender, Vorstandsseite
- Ob es einen externen Dienstleister gibt, der bei Problemen hilft
Das muss keine ausführliche Anleitung mit Screenshots sein. Ein bis zwei Seiten reichen, die die wichtigsten Handgriffe beschreiben und die passende Ansprechperson nennen.
5. Die Übergabe als fester Punkt im Protokoll
Der pragmatischste Schritt: Nehmen Sie die Website-Übergabe als eigenen Punkt in die Übergabe des Vorstandsamts auf. Genauso wie Kassenbuch und Mitgliederliste. Mit Datum, Unterschrift, und einer kurzen Liste, was übergeben wurde.
Das mag bürokratisch klingen für einen Verein, in dem sonst vieles auf Zuruf läuft. Aber genau das schützt Sie davor, dass Wissen mit einer Person verschwindet, die einfach nicht mehr da ist.
Checkliste zum Ablegen
- Domain: Wer ist Inhaber? Vereinsdaten hinterlegt?
- Hosting: Anbieter, Vertrag, Kosten, Verlängerung
- Zugangsdaten: CMS, Hosting, Domain, E-Mail – zentral gesichert
- Pflege: Wer macht was, wie oft, wo?
- Übergabeprotokoll: Datum, Unterschrift, Ansprechpartner
Diese fünf Punkte auf einer Seite gesammelt sparen Ihrem Verein im Ernstfall Wochen an Sucherei und Frust. Warten Sie nicht auf den nächsten Wechsel im Vorstand, um das nachzuholen. Legen Sie diese Übersicht jetzt an, solange die aktuellen Verantwortlichen noch wissen, wo alles liegt – das ist keine große Aktion, eher ein Nachmittag mit einer Liste und ein paar Telefonaten.
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