Notion für Vereine: Meine Idee, mit Dämpfer

Ich fand die Idee gut: Notion für Vereine empfehlen. Bei der Recherche dazu kam dann aber ein differenzierteres Bild heraus, als ich erwartet hatte. Deshalb hier die ehrliche Version statt der ursprünglichen.

Was Notion überhaupt ist

Notion ist ein Arbeitsbereich, in dem Sie Notizen, Aufgaben, Datenbanken und Wikis in einem Werkzeug bündeln. Frei einrichtbar, ohne feste Struktur, die Ihnen jemand vorgibt. Man kann es sich vorstellen wie eine Mischung aus digitalem Notizbuch, Aufgabenliste und kleiner Datenbank, alles miteinander verknüpft.

Wie ich Notion selbst nutze

Bei mir läuft die komplette Content-Planung über Notion. Ein zentraler Redaktionsplan für Social Media, Blogartikel und Newsletter, mit Datum, Status und Plattform pro Eintrag. Daneben baue ich mir über die Zeit eine echte Wissensdatenbank auf: Recherchen, Textbausteine, Vorlagen, alles durchsuchbar statt verstreut in einzelnen Dateien.

Genau aus dieser eigenen Nutzung heraus kam meine Idee: Wenn das bei mir so gut funktioniert, warum nicht auch für Vereine?

Meine ursprüngliche Idee: Notion für Vereine

Der Gedanke lag nahe. Vereine haben ähnliche Probleme wie ich: verstreutes Wissen, keine zentrale Ablage, Informationen, die mit einzelnen Personen kommen und wieder gehen. Ein Vorstand wechselt, und mit ihm verschwindet das Wissen, wer eigentlich die Kontakte zum Caterer vom letzten Sommerfest hatte oder wo die aktuelle Satzung liegt.

Notion als Lösung dafür, dachte ich. Zentral, für Teams gemacht, kostenlos in der Basisversion.

Warum es dann doch nicht so einfach ist

Bei der Recherche zeigte sich schnell: Notion ist nicht für alles im Verein die richtige Wahl.

Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift, Mahnwesen, Buchhaltung mit DATEV-Anbindung. Dafür gibt es verschiedene, spezialisierte Vereinssoftware. Diese Tools kosten ab wenigen Euro im Monat, teils sogar kostenlos bis 50 Mitglieder.

Notion ersetzt das nicht. Und sollte es auch nicht versuchen.

Wofür Notion im Verein tatsächlich stark ist

Der sinnvolle Einsatzbereich liegt woanders: überall dort, wo mehrere Personen gemeinsam an Inhalten arbeiten.

1. Internes Wissen bündeln. Satzung, Ansprechpartner, Prozessbeschreibungen, das Corporate Design des Vereins. Alles an einem Ort, durchsuchbar. Gerade bei einem Vorstandswechsel zahlt sich das aus.
2. Projekte im Team organisieren. Der Redaktionsplan fürs Sommerfest, die Aufgabenverteilung im Eventteam, der Förderantrag, an dem drei Leute gleichzeitig schreiben.
3. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Mit Kommentaren und direkten Erwähnungen der zuständigen Person, statt zehn E-Mail-Versionen eines Dokuments im Umlauf zu haben.

Für eine einzelne Person, die eine Aufgabe allein erledigt, lohnt sich der Umstieg meist nicht. Notion spielt seine Stärke erst aus, sobald ein Team zusammenarbeitet.

Der DSGVO-Punkt, den viele übersehen

Notion speichert Daten auf AWS-Servern in den USA. Es gibt eine Datenschutzvereinbarung, die sich auf die Standardvertragsklauseln nach dem Schrems-II-Urteil beruft, und Notion ist SOC-2-zertifiziert. Das ersetzt trotzdem keine eigene Risikoeinschätzung.

Das Kernproblem bleibt die Datenübermittlung in ein Drittland. US-Behörden haben grundsätzlich Zugriffsmöglichkeiten auf Daten von US-Unternehmen, unabhängig davon, wo der Server physisch steht.

Meine Empfehlung: Notion nicht für hochsensible Daten nutzen. Gesundheitsdaten, Bankverbindungen, vollständige Mitgliederlisten mit Zusatzangaben gehören da nicht rein. Für Wissensmanagement und Projektorganisation ist das unproblematisch, weil dort in der Regel keine personenbezogenen Daten in dem Umfang anfallen.

Wer komplett auf Nummer sicher gehen will: Zenkit ist eine deutsche Alternative mit Servern in Deutschland und ähnlichem Funktionsumfang.

Mein Rat

Klare Trennung: Mitgliederdaten und Buchhaltung bleiben in der spezialisierten Vereinssoftware. Wissen, Projekte und Zusammenarbeit im Team wandern zu Notion, aber ohne sensible personenbezogene Daten.

Das ist kein Tool für alles, sondern das richtige Tool für die jeweilige Aufgabe. Wenn Sie unsicher sind, was in Ihrem Verein wohin gehört: Sprechen Sie mich an.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.